System dla warsztatu i serwisu – od przyjęcia sprzętu do rozliczenia naprawy

Odpowiedzialność przede wszystkim

Najdroższa naprawa w warsztacie to ta, którą wykonano, ale źle zapisano. Przyjęcie powinno zostawić po sobie konkretny ślad, bez tego warsztat ryzykuje pomyłką.

Zlecenie powinno przejść jedną drogę

Kłopoty zaczynają się, gdy każdy pracownik prowadzi zlecenie po swojemu i nikt nie widzi całości naraz. Po kilku dniach właściciel firmy widzi otwarte zlecenie, ale nie wie, czy czeka ono na część, decyzję klienta czy wolnego mechanika – odpowiedź trzeba wtedy zdobywać telefonicznie, zamiast po prostu ją sprawdzić.

Część bez zlecenia znika z marży

Warsztat zarabia nie tylko na czasie mechanika, ale też na częściach, materiałach, dojazdach i usługach zewnętrznych – a to właśnie one najczęściej giną z rozliczenia.

Jeśli pracownik pobiera element z magazynu, ale nie przypisuje go do konkretnej naprawy, stan magazynowy przestaje zgadzać się z rzeczywistością – firma zużyła część i nie ma pewności, czy została doliczona klientowi. Ten sam problem dotyczy robocizny: bez zapisu czasu właściciel widzi przychód ze zlecenia, ale nie wie, ile godzin faktycznie pochłonęło.

Historia urządzenia jest warta więcej niż notatka o kliencie

Zwykły CRM pokazuje, kto zlecił naprawę i kiedy odbyła się ostatnia rozmowa. W serwisie to za mało – najważniejsza jest historia konkretnego pojazdu, maszyny albo urządzenia: wcześniejsze usterki, wymienione podzespoły, wyniki pomiarów, gwarancje i zalecenia na przyszłość.

Dzięki temu serwisant nie zaczyna każdej diagnozy od zera. Widzi, że dany element był już wymieniany, że awaria wraca po określonym czasie, albo że urządzenie powinno przejść dodatkowy przegląd.