System dla firmy transportowej i spedycji - kontrola zleceń i marży

Firma, która kupuje TMS wyłącznie po to, żeby widzieć gdzie są auta, przepłaca.

TMS ma odpowiedzieć na pytanie, którego GPS nawet nie zadaje: czy to zlecenie, które właśnie się skończyło, w ogóle zarobiło.

GPS, TMS i księgowość pilnują trzech różnych rzeczy

To nie jest kwestia lepszego albo gorszego narzędzia. To trzy osobne warstwy, które odpowiadają na inne pytania, i żadna nie zastąpi pozostałych.

Firma z samym GPS-em wie, że kierowca jest 40 km od Poznania. Nie wie, czy to konkretne zlecenie w ogóle miało sens biznesowy.

Dwie identyczne trasy, dwa różne wyniki

Stawka za kilometr to najgorszy możliwy sposób oceny zlecenia, a mimo to wciąż najpopularniejszy.

Wyobraź sobie dwa przewozy na dokładnie tej samej trasie, po tej samej stawce. Jeden kończy się dwa kilometry od kolejnego załadunku, kierowca wjeżdża na rampę bez czekania. Drugi wymaga pustego powrotu i czterogodzinnego postoju. Na papierze to ten sam przewóz. W kasie to dwa zupełnie inne zlecenia.

20% kilometrów w Europie jeździ na pusto

To nie szacunek z branżowego artykułu, tylko dane Eurostatu z 2020 roku: około jedna piąta kilometrów wykonywanych przez ciężarówki w Unii Europejskiej to przejazdy bez ładunku. W samym transporcie krajowym ten odsetek sięga 24%.

Te puste kilometry rodzą się na etapie planowania, kiedy dyspozytor wybiera najkrótszą trasę, nie sprawdzając, co czeka na tego samego kierowcę dalej. Dobry system pokazuje nie tylko odcinek, za który zapłaci klient, ale cały ruch pojazdu potrzebny do zamknięcia zlecenia.

Papierowy CMR w kabinie kosztuje Cię dni

Kierowca kończy rozładunek, ale podpisany dokument zostaje w kabinie, bo nikt nie ma jak go stamtąd wyjąć od razu. Biuro nie zamyka zlecenia, klient dopytuje o potwierdzenie, a faktura czeka, aż papier fizycznie do kogoś dotrze.

To akurat problem, który za niecały rok stanie się prawnym wymogiem do rozwiązania, nie tylko wygodą. Od 9 lipca 2027 roku organy państw UE mają obowiązek przyjmować dokumenty transportowe udostępniane elektronicznie przez certyfikowane platformy eFTI. Firmy, które już teraz zbierają CMR, protokoły i potwierdzenia dostawy przez telefon kierowcy, nie będą musiały niczego nadrabiać w pośpiechu, kiedy przepis wejdzie w życie.

Nie mieszaj własnej floty z podwykonawcami w jednym rachunku

Firma z własnymi ciężarówkami liczy zupełnie co innego niż spedytor pracujący na podwykonawcach, a wiele systemów i tak wrzuca oba modele do jednego worka.

Jeśli prowadzisz oba modele naraz, system musi je rozliczać osobno. Inaczej dobra marża na zleceniach własnym taborem zamaskuje słabą marżę na zleceniach zlecanych dalej, i nigdy się nie dowiesz, które z nich realnie ciągną firmę w dół.

Historię przeglądów, usterek i napraw własnych pojazdów warto zresztą prowadzić w osobnym, dedykowanym miejscu. Pisaliśmy o tym w artykule o systemie dla warsztatu i serwisu.

Czego nie wdrażaj na pierwszy ogień

Najczęstszy błąd przy wyborze TMS to start od modułu, który wygląda najbardziej efektownie na prezentacji handlowca, nie od tego, który faktycznie boli.

Jeśli dziś nie wiesz, które zlecenia tracą pieniądze, nie zaczynaj od zaawansowanej optymalizacji tras czy integracji z giełdami transportowymi. Zacznij od jednej rzeczy: zestawienia planowanego kosztu zlecenia z rzeczywistym. Dopiero kiedy to działa i faktycznie z niego korzystasz, ma sens dokładanie kolejnych warstw.

Status "dostarczono" to nie koniec zlecenia

Dla kierowcy zlecenie kończy się w momencie rozładunku. Dla firmy kończy się dopiero wtedy, gdy biuro ma komplet dokumentów, sprawdziło koszty, wystawiło fakturę i zna ostateczną marżę.

Między tymi dwoma momentami mieszczą się wszystkie pieniądze, które firma traci bez świadomości, że je traci.